| Collecte des données et mises à jour |
|
|
Mettre sur pied et veiller à la mise à jour de documents de suivi Ils offrent au chef de projet la capacité de gérer de manière optimale les moyens engagés. De ce fait ils concourent à assurer la maîtrise de délais et de coûts. Deux types de donnés doivent faire l’objet d’un suivi, des données individuelles (qui retracent par intervenant et par tâche, l’activité réellement effectuée) et des données consolidées (tenues en termes prévisionnels et réels). Elles mettent en évidence la disponibilité de chaque membre de l’équipe projet, ce qui facilite la gestion globale de l’équipe. Les supports nécessaires sont : • Les tableaux d’affectation – pour formaliser l’affectation des différentes tâches • Le compte rendu individuel d’activité – tenu régulièrement (hebdomadaire) par chacun des membres de l’équipe. C’est un outil de communication entre les membres de l’équipe et avec le chef de projet et le sponsor. Il indique le temps passé à la réalisation de chaque tâche. C’est à partir de l’analyse de ces éléments que l’équipe projet affinera sa capacité à estimer les charges. • Le plan de charge de l’équipe projet – une exploitation graphique du tableau d’affectation. C’est lui qui détermine la capacité de report des moyens (à rapprocher cependant avec les compétences requises). Établir périodiquement des rapports de suivi Le caractère synthétique du « reporting » doit faciliter les prises de décisions. Il constitue principalement un véritable outil de « pilotage » pour la conduite du projet. C’est également un support historique du savoir faire de l’équipe projet. Le rapport de suivi Le rapport de suivi est initié lors du lancement du projet. Les comparaisons entre les données prévisionnelles et les données réelles donnent les écarts à partir desquels sont prises les décisions d’adaptation. Les conditions d’exécution du projet sont définies. La formalisation du rapport de suivi consiste à consigner ces conditions sur des documents adéquats. Ceci présente les avantages suivants : • Fixe officiellement les conditions de déroulement du projet • Crée un référentiel pour les parties prenantes • Facilite les aspects de suivi et d’actualisation du plan de projet Organiser des points intermédiaires Le pilotage d’un projet requière de savoir faire prendre acte des acquis, afin de limiter les retours en arrière et de faire en sorte que tout ne puisse pas être remis en question. Faire des synthèses intermédiaires à chaque phase significative et obtenir leur validation La fiche de validation intermédiaire est un document qui formalise l’achèvement d’une phase et l’engagement de la phase suivante. Il permet de valider les points remarquables relevés au cours de la phase qui s’achève et de décider de la poursuite de la phase suivante ainsi que ses modalités de réalisation. Faire prendre des décisions partielles nécessaires Les décisions doivent être formalisées sur des supports appropriés La fiche de décision C’est un support conçu pour statuer sur un problème particulier. Il s’agit généralement d’un point de blocage, ou d’un choix d’option. Ce document est établi par le chef de projet et est adressé au membre de l’équipe de pilotage du projet. Une fois la décision prise, elle engage toutes les parties prenantes. Ce n’est qu’après que le comité de pilotage ait décidé de la solution à adopter que l’équipe projet pourra entreprendre les actions retenues. Pour qu’une argumentation soit utile, il faut successivement « fixer » le problème et apporter ensuite les éléments permettant de le traiter. Pour parvenir à ce résultat, il est nécessaire de concevoir ce document en quatre points : • Le contexte du problème • Le problème proprement dit • Le ou les points sur lesquels l’équipe rencontre des difficultés • Proposer des solutions envisageables Le document doit être suffisamment synthétique pour permettre aux décideurs d’effectuer un choix. Rapports d’avancement Le processus des rapports d’avancement comporte la collecte et la diffusion des informations sur l’avancement afin de fournir aux parties prenantes l’information concernant l’utilisation des ressources pour la réalisation des objectifs du projet. Ce processus englobe : • La situation – à quel point du projet est-on parvenu ? • L’état d’avancement – ce que l’équipe de projet a accompli • Les prévisions – prévoir les situations et l’avancement à venir Un rapport d’avancement doit en général fournir une information sur le contenu, les délais, les coûts, la qualité, les risques et peut-être les approvisionnements. Les rapports peuvent être utilisés à l’attention générale ou réservés à quelques-uns. Outils et méthodes du rapport d’avancement Revues d’avancements Ce sont des réunions tenues pour évaluer l’état de la réalisation d’un projet ou de son avancement. Analyses des écarts Compare les résultats actuels du projet avec ceux planifiés ou attendus. Les écarts de coûts et de délais sont les plus fréquemment analysés. Analyse de tendance Examine les résultats du projet dans la durée, pour évaluer si les avancement s’améliorent ou se détériorent. |
| < Précédent | Suivant > |
|---|